Was im Export steht
Die Buchhaltungs-Exporte fassen die Umsätze pro Tag zusammen, getrennt nach Steuersatz und Zahlungsart. So bleiben die Dateien übersichtlich, auch bei Mandanten mit hunderten Belegen am Tag.
- Eine Buchungszeile pro Tag, Steuersatz und Zahlungsart (bar oder Karte)
- Stornos als negative Buchungen, damit die Summen stimmen
- Bargeldbewegungen wie Einlagen, Barausgaben und Privatentnahmen
- Trinkgeld von Mitarbeiter:innen als durchlaufender Posten
- Freier Zeitraum, eine, mehrere oder alle Kassen des Mandanten
Als Standard schlägt Vono übliche Konten vor, etwa Erlöse 20 % auf 4000, Kassa auf 2700 und Karte auf 2701. Du passt sie an den Kontenplan deiner Kanzlei an. Verbucht ein Mandant Umsätze mit dem Sondersatz von 19 %, ohne dass ein eigenes Erlöskonto hinterlegt ist, weist Vono vor dem Export darauf hin.
Eingangsrechnungen des Mandanten
Neben den Kassendaten liegen in Vono auch die Belege, die dein Mandant selbst bezahlt hat. Er legt sie auf zwei Wegen ab: Er fotografiert die Rechnung mit dem Dokumentenscanner der Vono-App — daraus wird ein sauberes PDF, auch aus einem zerknitterten Zettel — oder er leitet die PDF aus der Lieferantenmail an eine Adresse weiter, die Vono für seinen Betrieb erzeugt hat.
- Du siehst die abgelegten Belege je Monat und lädst sie einzeln oder als ZIP herunter
- Zu jedem Beleg stehen Bezeichnung, Rechnungsdatum, eine Anmerkung und ob bar bezahlt wurde
- Bar bezahlte Rechnungen gehören zusätzlich als Auszahlung ins Kassenbuch — die Angabe sagt dir, wo du hinschauen musst
- Der Zugriff bleibt wie überall nur lesend: Du holst dir die Belege, änderst aber nichts am Bestand des Mandanten
Vono liest bewusst keinen Text aus den Rechnungen und bucht nichts vor. Ein falsch erkannter Betrag wäre schlimmer als gar keiner — die Ablage sammelt, gebucht wird in deiner Kanzlei.
Was du siehst und was nicht
Dein Zugang ist lesend. Du siehst die Kassen deiner Mandanten mit Status, erlaubten Zahlungsarten und RKSV-Daten, das Kassenbuch, die Tagesabschlüsse, das Trinkgeld und das Belegarchiv. Einzige Ausnahme ist das Konto-Mapping, das du selbst pflegen darfst.
Mitarbeiterdaten, Einstellungen der Kassa und Daten zur Kartenzahlung bleiben für dich unsichtbar. Dein Mandant kann den Zugang jederzeit in der Vono-Verwaltung (Web) widerrufen.
Belegarchiv und Aufbewahrung
Registrierkassendaten müssen sieben Jahre aufbewahrt werden. Das Datenerfassungsprotokoll jeder Kassa lädst du direkt aus der Steuerberater-Ansicht herunter, jeder Export wird serverseitig geprüft und protokolliert. Wird eine Kassa außer Betrieb genommen, archiviert Vono das Protokoll dauerhaft, es bleibt abrufbar.
Die Demo-Kassa, mit der Mandanten Vono ausprobieren, ist von allen Exporten ausgenommen. Übungsbuchungen landen so nie in deiner Buchhaltung. Exporte, Belege und PDFs sind immer deutsch, egal in welcher Sprache dein Mandant die App bedient.