Zwei Arten von Ausfall
Die RKSV unterscheidet den Ausfall der Sicherheitseinrichtung und den Ausfall der Registrierkasse selbst. Im ersten Fall funktioniert die Kassa, nur die Signatur ist nicht erreichbar, etwa weil das Internet kurz weg ist. Im zweiten Fall ist die Kassa gar nicht benutzbar: Das Gerät ist kaputt, verloren oder gestohlen.
Wenn die Signatur ausfällt
Die Kassa stellt den Beleg trotzdem aus. Er trägt den gesetzlich vorgesehenen Vermerk „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“. Die Kundschaft bekommt einen gültigen Beleg, du kassierst einfach weiter. Sobald die Signatur wieder erreichbar ist, werden die betroffenen Belege nachsigniert.
In Vono passiert das automatisch: Die Vono-App speichert Barbelege ohne Internet und reicht sie nach, sobald wieder Verbindung besteht, beim nächsten Start, alle zwei Minuten oder auf Knopfdruck. Wichtig ist nur, die App nicht zu löschen, solange Belege warten. Kartenzahlungen brauchen eine Verbindung, Barzahlungen gehen auch offline.
Wenn die Kassa selbst ausfällt
Dann schreibst du für jeden Barumsatz einen händischen Beleg, zum Beispiel auf einem Paragon-Block mit Durchschrift. Darauf stehen dein Name und deine Anschrift, das Datum, Menge und Bezeichnung und der Betrag. Nummeriere die Belege fortlaufend und behalte die Durchschriften.
Sobald die Kassa wieder läuft, erfasst du jeden händischen Beleg einzeln nach, mit dem gleichen Betrag und einem Hinweis wie „Nacherfassung Paragon Nr. 12“. Der nacherfasste Beleg bekommt die aktuelle Zeit, das ist so vorgesehen. Die Durchschriften bewahrst du sieben Jahre auf.
Wann du den Ausfall melden musst
Dauert ein Ausfall länger als 48 Stunden, musst du ihn binnen einer Woche in FinanzOnline melden, mit Beginn und Ende. Das gilt für beide Arten von Ausfall. Die Meldung machst du unter Eingaben → Registrierkassen, ebenso die Wiederinbetriebnahme. Kürzere Ausfälle musst du nicht melden.
Vono protokolliert jeden Ausfall im Ausfallprotokoll der Kassa und zeigt einen Hinweis, sobald 48 Stunden überschritten sind. Nach der Meldung markierst du den Ausfall als gemeldet und hast so den Nachweis.
So bist du vorbereitet
- einen Paragon-Block mit Durchschrift im Betrieb bereithalten
- die Kassen-ID notieren, sie steht in der Vono-Verwaltung (Web) bei der Kassa
- wissen, wo in FinanzOnline die Ausfallmeldung liegt
- das Belegarchiv regelmäßig herunterladen, mindestens einmal im Quartal
Welche Sonderbelege die RKSV sonst noch verlangt, erklärt der Ratgeber Startbeleg, Monatsbeleg, Jahresbeleg.
Stand: 2026-09-26