Wer einen Beleg ausstellen muss
Die Belegerteilungspflicht steht in § 132a der Bundesabgabenordnung und gilt seit 1. Jänner 2016. Sie trifft jeden Unternehmer, der Barzahlungen annimmt. Als Barzahlung zählt auch hier die Zahlung mit Karte, Handy oder Uhr vor Ort. Eine Umsatzgrenze gibt es nicht: Auch der kleinste Betrieb stellt bei einer Barzahlung einen Beleg aus.
Die Kundschaft muss den Beleg annehmen und bis außerhalb der Geschäftsräume mitnehmen. Ausnahmen gibt es nur dort, wo auch die Registrierkassenpflicht entfällt, etwa bei der Kalte-Hände-Regelung bis 45.000 € Jahresumsatz.
Pflichtangaben auf jedem Beleg
- eindeutige Bezeichnung deines Unternehmens
- fortlaufende Nummer, die den Beleg eindeutig kennzeichnet
- Tag der Belegausstellung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung
- Betrag der Barzahlung
Kommt der Beleg aus einer Registrierkasse, müssen zusätzlich die Kassenidentifikationsnummer, die Uhrzeit, die Beträge getrennt nach Steuersätzen und ein maschinenlesbarer Code stehen, in der Praxis ein QR-Code. Er enthält die Signatur, mit der jeder den Beleg prüfen kann, etwa mit der Belegcheck-App des Finanzministeriums.
Digitaler Beleg statt Papier
Ein Beleg muss nicht aus Papier sein. Das Gesetz sagt ausdrücklich, dass auch ein elektronischer Beleg genügt, der unmittelbar nach der Zahlung für die Kundschaft verfügbar ist. Bis 30. September 2026 muss er dafür tatsächlich übermittelt werden, zum Beispiel per E-Mail, Link, PDF oder Download. Nur am Bildschirm zeigen reicht bis dahin nicht.
Ab 1. Oktober 2026 genügt es, wenn die Kundschaft den Beleg vor Ort mit dem eigenen Gerät auslesen kann, also den QR-Code am Display scannt. So steht es im Abgabenänderungsgesetz 2025. Unverändert bleibt: Verlangt die Kundschaft oder das Finanzamt einen Papierbeleg, musst du ihn ausfolgen.
Mit Vono gibst du den Beleg per QR-Code am Handy, per E-Mail, per WhatsApp oder über Teilen weiter. Wer Papier möchte, bekommt es über einen normalen Drucker oder optional über einen Bluetooth-Bondrucker. Warum weniger Papier auch der Umwelt hilft, steht auf der Seite Weniger Papier.
Wenn die Kassa ausfällt
Auch bei einem Ausfall bleibt die Belegpflicht bestehen. Ist nur die Signatur kurz nicht erreichbar, stellt die Kassa den Beleg mit dem Vermerk „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ aus. Fällt das Gerät selbst aus, schreibst du händische Belege und erfasst sie danach nach. Wie das genau geht, erklärt der Ratgeber Registrierkasse ausgefallen.
Was passiert ohne Beleg
Wer keinen Beleg ausstellt, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit, die mit bis zu 5.000 € bestraft werden kann. Die Kundschaft selbst wird nicht bestraft, wenn sie den Beleg liegen lässt. Die Pflicht, ihn mitzunehmen, dient vor allem der Kontrolle bei einer Kassennachschau.
Stand: 2026-09-26