Die zwei Grenzen
Eine Registrierkasse brauchst du, wenn dein Betrieb beide Grenzen überschreitet: einen Jahresumsatz von 15.000 € netto und davon Barumsätze von mehr als 7.500 € netto. Gezählt wird je Betrieb, nicht je Kassa oder Standort.
Wichtig ist, was als Barumsatz gilt. Dazu zählen nicht nur Scheine und Münzen, sondern auch Kartenzahlungen vor Ort mit Bankomat- oder Kreditkarte, mit dem Handy oder der Uhr. Nicht dazu zählen Überweisungen, Online-Banking, Zahlungen im Onlineshop und Einziehungsaufträge. Wer also fast nur mit Karte kassiert, ist trotzdem registrierkassenpflichtig.
- Jahresumsatz 12.000 €, davon 9.000 € bar: keine Pflicht, die Umsatzgrenze ist nicht überschritten.
- Jahresumsatz 40.000 €, davon 6.000 € bar und 34.000 € per Überweisung: keine Pflicht, die Bargrenze ist nicht überschritten.
- Jahresumsatz 40.000 €, davon 30.000 € mit Karte im Geschäft: Pflicht, weil Kartenzahlungen vor Ort als Barumsatz zählen.
Ab wann die Pflicht gilt
Die Pflicht beginnt nicht sofort, sondern mit dem vierten Monat nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du die Grenzen überschritten hast. Gibst du monatlich Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab, ist das der Kalendermonat, sonst das Kalenderquartal.
Beispiel: Überschreitest du die Grenzen im April und meldest monatlich, brauchst du ab 1. August eine Registrierkasse. Meldest du quartalsweise, fällt der April in das zweite Quartal, die Pflicht beginnt dann am 1. Oktober. Bis dahin reicht es, jeden Verkauf einzeln aufzuzeichnen.
Was die Pflicht bedeutet
Registrierkassenpflicht heißt: Jeder Barumsatz wird einzeln in einer Registrierkasse mit Sicherheitseinrichtung erfasst. Die Kassa signiert jeden Beleg, führt ein lückenloses Protokoll aller Belege (das Datenerfassungsprotokoll) und ist bei FinanzOnline angemeldet. Dazu kommen einige Pflichtbelege: der Startbeleg bei der Inbetriebnahme, ein Monatsbeleg jeden Monat und der Jahresbeleg, den du bis 15. Februar prüfst. Was die einzelnen Belege sind, erklärt der Ratgeber Startbeleg, Monatsbeleg, Jahresbeleg.
Getrennt davon gilt die Belegerteilungspflicht: Bei jeder Barzahlung bekommt die Kundschaft einen Beleg, egal wie hoch dein Umsatz ist. Welche Angaben darauf stehen müssen und wann ein digitaler Beleg genügt, steht im Ratgeber Belegerteilungspflicht.
Ausnahmen
Für einige Umsätze gibt es Erleichterungen. Die Grenze liegt seit 1. Jänner 2026 jeweils bei 45.000 € Jahresumsatz netto aus diesen Umsätzen:
- Umsätze im Freien, von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Plätzen ohne fest umschlossenen Raum, die Kalte-Hände-Regelung
- einfach gebaute Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten
- Buschenschanken mit höchstens 14 Öffnungstagen im Jahr
- Kantinen gemeinnütziger Vereine
Dazu kommen Sonderfälle wie Warenautomaten mit Einzelumsätzen bis 20 € und Onlineshops ohne Barzahlung. Taxis und Mietwagen sind von den Erleichterungen ausgenommen.
Was passiert ohne Registrierkasse
Wer trotz Pflicht keine Registrierkasse verwendet, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit. Sie kann mit einer Geldstrafe von bis zu 5.000 € geahndet werden. Schwerer wiegt oft die Folge für die Buchhaltung: Die Behörde kann die Aufzeichnungen anzweifeln und den Umsatz schätzen.
Registrierkasse am Handy
Eine Registrierkasse muss kein eigenes Gerät sein. Mit Vono ist dein Smartphone die Kassa: Belege werden signiert, das Protokoll läuft automatisch mit, Monats- und Jahresbeleg entstehen von selbst, und Kartenzahlungen nimmst du per Tap-to-Pay direkt am Handy an. Den Zugang zu FinanzOnline, den du für die Anmeldung brauchst, erklärt der Ratgeber FinanzOnline-Zugang.
Stand: 2026-09-26